Hoe zet je een succesvolle webinar-reeks op als pre-event marketing?

Je staat voor een lege agenda en een deadline die nadert. Je hoofdevent komt eraan, maar de aanloop voelt leeg.

Een webinar-reeks als pre-event marketing is je geheime wapen. Het bouwt spanning, trekt de juiste mensen en geeft je direct feedback.

Je begint nu, stap voor stap, zonder poespas.

Wat je nodig hebt voordat je start

Je hebt een helder doel nodig, een datum voor je hoofdevent en een ruwe lijst met sprekers. Zorg voor een eenvoudige tech-set: een laptop, een USB-microfoon van rond €50, een webcam van €80 tot €150 en stabiele wifi.

Kies een platform dat bij je past: Zoom Webinar vanaf €80 per maand, of Livestorm vanaf €89 per maand. Zorg voor een e-mailtool zoals Mailchimp of ActiveCampaign, zodat je makkelijk segmenteert. Bereid een leadformulier voor op je site met vijf velden: naam, e-mail, functie, bedrijf en interessegebied. Plan minimaal vier weken voor de opbouw van je reeks.

Materialen en voorwaarden op een rij

• Een kalender met drie tot vijf webinar-dagen, verspreid over drie tot zes weken.
• Een landingspagina per webinar met een duidelijke CTA en een teller tot aanmelding.
• Een e-mailserie van drie tot vijf mails per webinar, met een open-rate doel van 35–45%.
• Een teaser-video van 30 seconden, gefilmd met je telefoon en bewerkt in Canva Pro (€13 per maand).
• Een simpele offerte of ticketpagina voor je hoofdevent, zodat je na elk webinar kunt doorverwijzen.

Stap 1: definieer je doel en de reeks

1. Schrijf één hoofddoel: bijvoorbeeld 250 geregistreerden voor je hoofdevent of 150 gekwalificeerde leads.
2. Kies drie tot vijf webinars, elk met een eigen focus: denk aan een strategische sessie, een praktijkcase, een panel en een Q&A.
3. Zet een eenvoudig thema neer dat aansluit op je hoofdevent, bijvoorbeeld “Media Impact Week” of “PR in Beweging”.
4. Bepaal de lengte: 45 minuten inhoud en 15 minuten Q&A, start altijd op een vast tijdstip, bijvoorbeeld 12:00 uur.
5. Plan de data met minimaal een week ertussen, zodat je tijd hebt voor promotie en evaluatie.

Veelgemaakte fout: te veel onderwerpen in één webinar. Blijf bij één helder verhaal per sessie.

Timing: deze stap duurt één dag, inclusief overleg met je sprekers.

Stap 2: kies je tech en zet je funnel op

1. Open een account bij je webinarplatform en test de opname-, schermdeel- en chatfuncties.
2. Maak een landingspagina per webinar die binnen 5 seconden duidelijk maakt wat de waarde is.
3. Voeg een eenvoudig aanmeldformulier toe: maximaal vijf velden, geen verplichte telefoonnummers.
4. Activeer een bevestigingsmail en een herinneringsmail 24 uur en 1 uur voor aanvang.
5. Zet een UTM-code op al je links, zodat je in Google Analytics ziet welke kanalen converteren.
6. Test je audio en video: USB-microfoon op 70% volume, webcam op 1080p, achtergrond neutraal.

Timing: bouw en test alles binnen twee dagen. Plan een proefrun met een collega. Veelgemaakte fout: vergeten om de bevestigingsmail te testen. Controleer of de kalenderlink werkt.

Stap 3: maak een aantrekkelijk programma

Benader drie tot vijf sprekers die passen bij je hoofdevent. Denk aan een PR-strateeg, een content lead, een media-analist of een ervaren woordvoerder. Zet daarnaast influencers in om je event-bereik te vergroten.

“Houd het menselijk en concreet. Vertel wat het de kijker oplevert, niet wat jij allemaal kunt.”

Spreek een vast format af: 35 minuten presentatie, 10 minuten praktische oefening, 15 minuten Q&A. Geef elke spreker een duidelijke opdracht: lever drie slides met cases, één template en een checklist. Maak een eenvoudig script per webinar met timing per onderdeel, bijvoorbeeld 0:00–5:00 intro, 5:00–20:00 case, 20:00–35:00 strategie, 35:00–45:00 oefening.

Timing: twee dagen voorbereiding per webinar, inclusief slides en oefensessie. Veelgemaakte fout: slides vol jargon. Kies voor beeld, cijfers en een korte samenvatting per slide.

Stap 4: promoot slim en consistent

1. Start de promotie 14 dagen voor het eerste webinar, met een teaser en een korte video.
2. Plan drie tot vijf e-mails per webinar: aankondiging, reminder, last chance, en een wrap-up na afloop.
3. Gebruik LinkedIn en Instagram voor organische posts: drie posts per week, met een mix van video en afbeelding.
4. Zet een betaalde campagne in vanaf €200 per webinar, gericht op je doelgroep: functietitel, interessegebied, regio.
5. Vraag je sprekers om hun netwerk te activeren: deel de uitnodiging in hun eigen kanalen.
6. Voeg een incentive toe: wie alle webinars volgt, ontvangt een exclusief template of een kortingscode voor het hoofdevent.

Timing: begin zes weken voor je hoofdevent, zodat je voldoende tijd hebt om te leren en bij te sturen. Veelgemaakte fout: te laat beginnen. Zorg dat je eerste mailing minimaal twee weken voor het webinar de deur uitgaat.

Stap 5: voer de webinars uit en leer bij

Start elke sessie met een warme, korte intro van vijf minuten. Leg uit wat de kijker vandaag leert en welke actie hij kan zetten.

Houd je chat in de gaten: stel een co-host in die vragen beantwoordt en technische issues opvangt. Gebruik polls om betrokkenheid te meten: vraag naar een pijnpunt of een voorkeur voor een onderwerp. Stem je communicatie met sprekers en partners goed af en sluit af met een duidelijke call-to-action: schrijf je in voor het hoofdevent of download de template.

Timing: live sessie duurt 60 minuten, inclusief 15 minuten nazorg in de chat. Veelgemaakte fout: te veel techniek en te weinig interactie. Plan minimaal twee momenten voor publieksreactie.

Stap 6: analyseer en versterk je funnel

1. Bekijk na elk webinar de aanmeld-, open- en klikcijfers in je e-mailtool.
2. Check de kijkduur in je webinarplatform: streef naar minimaal 50% kijkduur.
3. Verzamel feedback via een korte enquête: drie vragen, maximaal twee minuten invultijd.
4. Segmenteer je publiek: wie volgde één, twee of drie webinars? Stuur verschillende follow-ups.
5. Meet conversie naar je hoofdevent: streef naar 10–20% van de webinar-deelnemers.
6. Werk je content bij: voeg een samenvatting, de slides en een replay-link toe aan je site.

Timing: analyseer binnen 24 uur na elk webinar en benut je event-data voor je marketing-funnel door je volgende mailing daarop aan te passen.

Veelgemaakte fout: geen actie na een webinar. Zorg dat je altijd een vervolgstap biedt.

Verificatie-checklist

• Doel helder en meetbaar vastgelegd, met een streefcijfer voor aanmeldingen en conversie.
• Webinarkalender gepland met vaste tijdstippen en een duidelijk thema.
• Tech getest: audio, video, scherm delen, chat, poll en opname.
• Landingspagina’s live, met UTM-codes en een duidelijke CTA.
• E-mailserie klaar, met bevestiging, reminders en wrap-up.
• Promotiecampagnes ingesteld, organisch en betaald, met budget per webinar.
• Sprekers bevestigd, programma en slides goedgekeurd.
• Co-host geregeld voor chat, Q&A en technische ondersteuning.
• Feedbackformulier klaar, met een korte enquête na afloop.
• Follow-up klaar: replay-link, template, en een directe link naar het hoofdevent.