Hoe maak je een persruimte op je event voor aanwezige journalisten?

Een persruimte is het kloppende hart van je event voor journalisten. Je wilt dat ze zich welkom voelen, snel kunnen werken en met een glimlach terugkijken op jouw bijeenkomst.

Een goede voorbereiding maakt het verschil tussen een stroom aan positieve artikelen of een lege persmap.

In deze handleiding leg ik je stap voor stap uit hoe je een professionele persruimte opzet, zonder dat het je een fortuin kost. We focussen op praktische details, slimme keuzes en veelgemaakte fouten die je makkelijk kunt voorkomen.

Wat je nodig hebt voor een persruimte

Voordat je begint, zorg je voor de juiste materialen en een ruimte die voldoet aan de behoeften van journalisten. Denk aan een aparte zone in de eventlocatie, bijvoorbeeld een vergaderruimte naast de hoofdzaal.

Kies voor een ruimte van minimaal 20 m² voor 10 journalisten, zodat iedereen comfortabel kan zitten en werken.

• Een stabiele internetverbinding (minimaal 100 Mbps upload voor snelle bestandsoverdracht).
• Stroomvoorzieningen: minimaal 8 stopcontacten verspreid over de ruimte.
• Comfortabele stoelen en tafels: 1,5 meter per persoon voor voldoende werkruimte.
• Een printer (laser, zwart-wit) voor snelle afdrukken van persberichten.
• Water, koffie en lichte snacks (bijvoorbeeld fruit of noten) voor energie.
• Een whiteboard of flipover voor snel overleg.
• Stille hoeken voor interviews of telefoongesprekken.

Een grotere ruimte is beter als je meer dan 15 mensen verwacht. Je hebt de volgende spullen nodig: Voor de materialen reken je op een budget van €200 tot €500, afhankelijk van de huur van extra spullen.

Check bij de locatie of ze deze al hebben; dat scheelt kosten en tijd. Vermijd een te kleine ruimte of te weinig stopcontacten, dat leidt tot frustratie en vertraging.

Stap 1: Kies en prepareer de locatie

Begin met het selecteren van de juiste ruimte op de eventlocatie. Kies een plek dicht bij de hoofdruimte, maar wel afgeschermd voor geluidsoverlast.

Een ruimte van 25 m² is ideaal voor 10-12 journalisten; meet dit van tevoren op met een rolmaat. Zorg dat de ruimte binnen 2 minuten lopen van de hoofdingang ligt, zodat journalisten makkelijk heen en weer kunnen. Check de akoestiek: test of gesprekken niet te veel galmen.

Gebruik eventueel akoestische panelen (€50 per stuk) als de ruimte hol klinkt.

Bereid de ruimte 2 uur voor aanvang van het event voor: zet tafels en stoelen in een U-vorm voor interactie, met ruimte voor 2-3 laptops per tafel. Veelgemaakte fout: een ruimte kiezen zonder natuurlijk licht, waardoor foto’s of video’s minder scherp worden. Kies dus voor ramen of zorg voor goede verlichting (LED-lampen, 3000 lumen).

Verdeel de ruimte in zones: een werkgebied met tafels, een hoek voor interviews en een plek voor materiaaluitgifte. Gebruik vloermarkeringen (tape van €10) om dit aan te geven. Dit voorkomt chaos en houdt de sfeer professioneel.

Stap 2: Zorg voor technische voorzieningen

Journalisten werken snel, dus techniek moet feilloos zijn. Test de internetverbinding minimaal 3 dagen van tevoren: draai een speedtest en zorg voor 100 Mbps upload.

Regel een back-upverbinding, zoals een mobiele hotspot van €20 per dag, voor als het hoofdnetwerk uitvalt. Stroom is cruciaal: plaats verlengsnoeren met meerdere stopcontacten (minimaal 4 per snoer, €15 per stuk) en zorg dat elke tafel er minimaal één heeft.

Installeer een printer in de werkruimte; kies een laserprinter (bijvoorbeeld HP LaserJet, €150 huur per dag) voor snelle afdrukken zonder inktvlekken. Zorg voor voldoende papier (500 vellen, €10) en toner (€30). Een veelgemaakte fout is het vergeten van adapters voor internationale journalisten. Koop universele adapters (5 stuks voor €20) en leg ze in het zicht.

Test ook de verlichting: zorg voor helder, wit licht (minimaal 500 lux) om oogvermoeidheid te voorkomen.

Dit alles installeer je in 1 uur, maar test het dubbel om verassingen te voorkomen.

Stap 3: Richt de ruimte in voor comfort en productiviteit

Maak de persruimte uitnodigend en functioneel. Zet comfortabele stoelen neer (minimaal 10, €5 per stuk huur) en tafels van 1,2 meter breed voor voldoende werkruimte.

Richt een centrale tafel in voor materiaaluitgifte: leg persberichten, foto’s op USB-sticks (€2 per stuk) en eventuele samples klaar.

Zorg voor verfrissing: waterflessen (10 liter voor €15), koffie (thermos van €20 huur) en gezonde snacks zoals noten of fruit (€30 voor een groep). Plaats deze op een aparte tafel om te voorkomen dat er geknoeid wordt op laptops. Een whiteboard of flipover (€15 huur) is handig voor notities of planningssessies met journalisten.

Vermijd rommel: houd de ruimte minimalistisch. Een veelgemaakte fout is te veel decoratie, wat afleidt. Richt een stille hoek in met 2-3 stoelen en een tafel voor interviews, weg van het drukke werkgebied. Dit alles duurt ongeveer 1,5 uur om in te richten, maar het zorgt ervoor dat journalisten zich gewaardeerd voelen en efficiënt werken.

Stap 4: Communiceer de persruimte duidelijk

Laat journalisten weten waar de ruimte is en wat ze kunnen verwachten.

Voeg de locatie toe aan je persuitnodiging met een plattegrond (maak deze in Canva, gratis). Gebruik een duidelijk bord bij de ingang: “Persruimte – hier vind je werkplekken en materiaal” (bord van €10).

Stuur 2 dagen voor het event een e-mail met praktische info: openingstijden (bijv. 10:00-17:00), beschikbare voorzieningen en contactpersoon (bijv. “Bel Marie voor hulp: 06-12345678”). Zorg dat een PR-medewerker aanwezig is voor vragen – plan shifts van 2 uur per persoon om vermoeidheid te voorkomen. Een veelgemaakte fout is vage communicatie, waardoor journalisten de ruimte niet vinden. Wil je alvast momentum opbouwen via een webinar-reeks?

Test de route: loop zelf van de hoofdingang naar de persruimte en noteer de tijd (max. 2 minuten).

Dit stap duurt 30 minuten voorbereiding, maar het voorkomt vertraging op de dag zelf.

Stap 5: Onderhoud en beheer tijdens het event

Houd de ruimte tijdens het event schoon en functioneel. Zorg dat de spreker zich kan focussen op de rol van storytelling tijdens een live presentatie op het podium en laat iemand elke 2 uur controleren of er voldoende water en snacks zijn (bijv. een stagiair voor €15 per uur).

Vernieuw de printer als die leeg raakt – reserveer extra toner (2 stuks voor €60).

Wees beschikbaar voor vragen: plan korte check-ins met journalisten (5 minuten per persoon, elke 2 uur). Monitor het internet en schakel de back-up in als de snelheid daalt onder 50 Mbps. Een veelgemaakte fout is het negeren van de ruimte na de start – zorg voor continue aandacht.

Sluit af met een persoonlijk tintje: bedank iedereen met een kleine goodiebag (bijv. een notitieboekje en pen, €5 per stuk). Dit alles kost weinig tijd (elke 2 uur 10 minuten) maar versterkt je relatie met de pers enorm.

Verificatie-checklist

Gebruik deze checklist om niets te vergeten. Vink elk item af na controle:

• Ruimte geselecteerd en gemeten (min. 20 m² voor 10 personen).
• Internet getest (100 Mbps upload, back-up hotspot geregeld).
• Stroomvoorzieningen geïnstalleerd (8 stopcontacten, verlengsnoeren klaar).
• Materialen ingekocht (printer, stoelen, snacks voor €200-500).
• Ruimte ingericht (U-vorm, zones aangegeven, 1,5 uur werk).
• Communicatie verstuurd (e-mail 2 dagen ervoor, bord geplaatst).
• Onderhoud gepland (check-ins elke 2 uur, extra materiaal paraat).
• Testloop gedaan (route van hoofdingang in max. 2 minuten).

Met deze stappen zet je een persruimte neer die journalisten niet snel vergeten. Het resultaat? Meer aandacht voor je event en betere PR. Aan de slag!