Hoe schrijf je e-mail templates voor sales die niet als spam aanvoelen?

Wat je nodig hebt voordat je begint

Een goede e-mail voelt niet als een spammetje. Het voelt als een oprechte poging om te helpen.

Voordat je een template schrijft, zorg je dat je materiaal op orde is. Je hebt een duidelijk beeld nodig van je ideale klant. Wie is het? Welke uitdaging heeft die persoon precies?

Wat speelt er bijvoorbeeld bij een marketing manager bij een B2B-techbedrijf dat net een nieuwe PR-campagne start? Verzamel concrete voorbeelden uit je eigen bedrijf.

Welke resultaten behaalde je al met content marketing? Welke klantcase is een goudmijn?

Je hebt getallen nodig, zoals "30% meer leads in 3 maanden". Zorg dat je een simpele e-mailtool hebt. Denk aan HubSpot Sales Hub, Salesforce Sales Cloud of een eenvoudiger alternatief zoals Pipedrive. Je moet sjablonen kunnen opslaan en personaliseren.

Neem 45 minuten de tijd voor de eerste versie. Het schrijven zelf duurt misschien 20 minuten, maar de voorbereiding en het checken doen de rest.

Haal koffie, zet je telefoon op stil en ga zitten. Veelgemaakte fout: je direct op de verkoop storten zonder eerst de pijn van de klant te begrijpen. Of te veel jargon gebruiken. Dat voelt meteen kil en onpersoonlijk.

Stap 1: De openingszin die meteen raakt

De eerste zin is je enige kans. Als je deze verpest, verdwijnt de e-mail direct in de prullenbak.

Je hebt maar 2 seconden om aandacht te krijgen. Schrijf een openingszin die gaat over hén, niet over jou.

Vermijd "Ik wil graag even kennismaken". Dat is slap. Zeg iets concreets over hun situatie. Gebruik een specifiek detail. Bijvoorbeeld: "Ik zag je nieuwe PR-persbericht over de uitbreiding van je contentteam." Of: "Jullie blog over B2B-communicatie trok mijn aandacht vanwege de focus op storytelling."

Hou de zin kort. Maximaal 15 woorden. Liefst minder. Je wilt nieuwsgierigheid wekken, niet een heel verhaal vertellen.

Stel je voor dat je een e-mail krijgt met de openingszin: "Ik heb een idee hoe je de respons op je salesmails met 20% kunt verhogen." Dat is direct, concreet en relevant voor een marketing professional. Veelgemaakte fout: een algemene openingszin gebruiken die op iedereen van toepassing zou kunnen zijn. Dat voelt als een massamail. Wees specifiek.

Tijdsindicatie: besteed hier 5 minuten aan. Schrijf 5 verschillende openingszinnen en kies de sterkste.

Stap 2: De kern van je boodschap: waarde leveren

Na de openingszin komt de kern. Hier laat je zien dat je begrijpt wat er speelt. Geen praatjes, maar waarde.

Gebruik de "problem-agitate-solve"-methode, maar dan in Jip-en-Janneke-taal. Noem het probleem, schets de impact en bied een simpele oplossing.

Voorbeeld voor een B2B-communicatiebureau: "Veel bedrijven struggelen met het vinden van de juiste toon in hun e-mailcampagnes. Dat leidt tot lage open rates en gemiste kansen.

Wij helpen merken om hun verhaal scherp te krijgen, zodat elke e-mail resoneert." Voeg een concreet getal toe. Zeg niet "we helpen groeien", maar "we hielpen een klant om de e-mail-open-rate te verhogen van 15% naar 35% in 6 weken."

Gebruik maximaal 3 zinnen in deze paragraaf. Hou het compact. Je wilt niet saai worden.

Tip: schrijf alsof je een collega uitlegt wat je doet. Geen formele taal, geen "u" waar "jij" kan. Informeel maar professioneel. Veelgemaakte fout: te veel features van je dienst benoemen. Vergeet niet de rol van marketing bij het schrijven van winnende offertes; de klant wil resultaat, niet een lijstje met functionaliteiten.

Tijdsindicatie: 10 minuten. Schrijf de kernboodschap, controleer of er een specifiek getal in staat.

Stap 3: De oproep tot actie (CTA) die niet dwingend voelt

Je CTA is de afsluiter. Het moet duidelijk zijn, maar niet pushy.

Vraag iets kleins, niet meteen een offerte van €5.000. Gebruik een open vraag die makkelijk te beantwoorden is.

Bijvoorbeeld: "Heb je 10 minuten om te brainstormen over hoe je je e-mailstrategie kunt versterken?" Geef een specifieke tijd. "Volgende week dinsdag om 10:00 uur" is beter dan "eens kijken wanneer het schikt". Het verlaagd de drempel.

Voeg een alternatief toe. "Of stuur me een reply met je grootste uitdaging op het gebied van e-mailcommunicatie, dan denk ik vrijblijvend met je mee."

Sluit af met een persoonlijke noot. "Groeten, Jan" voelt warmer dan "Met vriendelijke groet, Jan de Vries, Sales Manager". Veelgemaakte fout: een CTA die te groot is.

Vraag niet meteen om een afspraak van een uur. Vraag om een kleine stap.

Tijdsindicatie: 5 minuten. Schrijf 3 verschillende CTA's en kies de vriendelijkste.

Stap 4: Personaliseren zonder te overdrijven

Een template is een basis. Elke e-mail moet aanvoelen alsof hij voor die ene persoon is geschreven.

Maar je hoeft niet elke keer het wiel opnieuw uit te vinden.

Vul de placeholders in. Gebruik de voornaam, het bedrijfsnaam en een specifiek detail. Bijvoorbeeld: "Hoi [voornaam], ik zag dat [bedrijfsnaam] een nieuwe contentstrategie lanceert." Zorg ook voor een goede opvolging van leads die nog niet klaar zijn om te kopen.

Voeg een persoonlijke touch toe. Noem een artikel dat ze hebben geschreven of een evenement waar ze waren.

"Je keynote op het Marketing Nation Event sprak me aan." Hou de personalisatie beperkt en baseer je op data-analyse om je ideale klant te definiëren. Te veel details voelen geforceerd. Kies voor 1 of 2 specifieke elementen per e-mail.

Gebruik tools zoals HubSpot of Salesforce om deze velden automatisch in te vullen.

Dat bespaart tijd en voorkomt fouten. Veelgemaakte fout: te veel placeholders gebruiken waardoor de e-mail onpersoonlijk aanvoelt. Of vergeten de placeholders te vullen, wat gênant is.

Tijdsindicatie: 10 minuten. Test je template met een voorbeeldcontact en check of het natuurlijk leest.

Stap 5: De e-mail checken op spam-gevoel

Nu je template af is, check je of het niet als spam voelt.

Doe dit altijd voordat je verstuurt. Lees de e-mail hardop voor.

Klinkt het als een robot of als een mens? Als het te formeel klinkt, pas het aan. Check de lengte. Een sales-e-mail mag best kort zijn. Maximaal 150 woorden.

Langer dan dat en je verliest aandacht. Vermijd woorden die spamfilters triggeren.

Denk aan "gratis", "korting" of "nu direct". Gebruik die niet in je openingszin. Test de e-mail op verschillende devices.

Ziet hij er goed uit op mobiel? 60% van de e-mails wordt op een telefoon geopend.

Veelgemaakte fout: te veel links of bijlagen in de eerste e-mail. Dat roept argwaan op.

Hou het bij 1 link, bijvoorbeeld naar je LinkedIn-profiel. Tijdsindicatie: 10 minuten. Stuur een testmail naar jezelf en check op spam-woorden en layout.

Verificatie-checklist

Gebruik deze checklist voordat je je e-mail verstuurt. Vink elk punt af. Als je alle punten hebt afgevinkt, is je e-mail klaar om te versturen. Succes!

• Is de openingszin specifiek en persoonlijk?
• Bevat de kernboodschap een concreet getal of resultaat?
• Is de CTA klein en makkelijk te beantwoorden?
• Zijn de placeholders correct ingevuld?
• Is de e-mail korter dan 150 woorden?
• Bevat de e-mail geen spam-woorden?
• Ziet de e-mail er goed uit op mobiel?
• Klinkt de e-mail als een mens en niet als een robot?