Hoe maak je een 'Style Guide' voor je externe tekstschrijvers?

Stel je voor: je hebt net een geweldige externe tekstschrijver ingehuurd. Ze moeten een blogpost schrijven over een nieuwe PR-campagne.

Je stuurt ze een e-mail met drie regels tekst. Een week later krijg je een concept terug dat totaal niet bij je merk past. De toon is verkeerd, de structuur is rommelig en je merknaam staat verkeerd geschreven. Frustrerend, hè?

Dit scenario is helaas realiteit voor veel bedrijven in de media- en communicatiewereld. Het ontbreekt ze niet aan talent, maar aan een simpele handleiding: een Style Guide.

Zonder die gids gooi je geld en tijd weg. Met een goede Style Guide geef je elke schrijver in één keer de juiste richting.

In dit artikel leer je precies hoe je zo'n onmisbaar document maakt, zonder ingewikkelde theorie. Klaar om orde te scheppen in de chaos?

Stap 1: Verzamel je kerncomponenten

Voordat je een enkele regel typt, moet je je basismateriaal bij elkaar zoeken.

Dit is het fundament. Zonder deze ingrediënten wordt je Style Guide een vaag document dat niemand gebruikt.

Je bent ongeveer 2 tot 3 uur kwijt met het verzamelen en ordenen van dit materiaal. De meeste bedrijven hebben deze info al liggen, ze weten alleen niet waar.

• Bedrijfslogo en merkhandboek: Zoek het officiële logo in SVG- of PNG-formaat (minimaal 500x500 px). Als je een merkhandboek hebt, is dat je bijbel. Haal hier de kleurcodes (HEX-codes) en eventuele lettertypes uit.
• Eerder geschreven content die goed scoorde: Pak 3 tot 5 artikelen die perfect aansluiten bij je merkstem. Dit zijn je voorbeelden. Denk aan een goed converterende landingspagina of een populaire blogpost.
• Een lijst met 'do's en don'ts': Wat zijn specifieke eisen? Bijvoorbeeld: "Gebruik altijd 'u' in officiële communicatie" of "Wees nooit te technisch in blogposts voor beginners".
• Gegevens over je doelgroep: Wie leest er mee? Een PR-manager van 45 of een beginnende marketeer van 23? Dit bepaalt de complexiteit van je taalgebruik.

Stap 2: Definieer je merkstem en toon

Dit is het hart van je Style Guide. Hier leg je uit hoe je merk klinkt.

Is het formeel en autoritair? Vriendelijk en behulpzaam? Of speels en uitdagend? Wees hier extreem concreet.

Schrijvers kunnen niet in je hoofd kijken. Geef ze een houvast die ze direct kunnen toepassen.

Dit deel schrijf je in heldere, directe taal. Begin met een simpele omschrijving in 1-2 zinnen. "We klinken als een ervaren collega die je helpt: deskundig maar benaderbaar, nooit saai of formeel." Daarna geef je een tabel met specifieke voorbeelden van storytelling.

• Formele vs. informele uitdrukkingen:
  • NIET: "Wij verzoeken u vriendelijk om..."
  • WEL: "Je kunt dit het beste..."
• Zinsbouw:
  • Gebruik actieve zinnen: "Ons team ontwikkelt..." in plaats van "Er wordt door ons team ontwikkeld..."
  • Varieer in zinslengte. Mix korte, krachtige zinnen met langere uitleg. Dit houdt de lezer geboeid.
• Gevoel:
  • We optimistisch en oplossingsgericht. Vermijd klagende taal of te veel problemen benoemen zonder oplossing.

Een schrijver die je merkstem niet snapt, is als een muzikant die verkeerde noten speelt. De structuur klopt, maar het voelt totaal verkeerd.

Stap 3: Leg de technische details vast

Nu de 'zachte' kant is gedefinieerd, is het tijd voor de 'harde' regels.

Dit voorkomt eindeloos heen-en-weer gemail over details. Deze sectie is een simpel lijstje dat de schrijver direct kan checken. Besteed hier aandacht aan, want hiermee bespaar je uren correctiewerk. Reken op een uurtje werk om dit perfect uit te werken.

Focus je op de dingen die vaak misgaan. Wees hierin streng maar rechtvaardig.

1. Spelling en grammatica: Kies een standaard. "Volgens het ANWo (Algemeen Nederlands Woordenboek) schrijven we 'website' aan elkaar." Of: "We gebruiken de 'nieuwe' spelling." Vermeld dit expliciet.
2. Taalniveau: Geef aan op welk niveau je schrijft. Bijvoorbeeld: "B1/B2 Nederlands. Geen jargon, tenzij het onvermijdelijk is en direct wordt uitgelegd."
3. Specifieke woordenlijst (Glossary): Maak een lijst van termen die je wel en niet wilt zien.
   • Gebruik 'klant' of 'opdrachtgever'? 'Content' of 'inhoud'? 'Lead' of 'potentiële klant'?
   • Schrijf je bedrijfsnaam altijd met een hoofdletter? Is het 'MediaCorp' of 'mediacorp'?
4. Interpunctie: Leg de basisregels vast.
   • Gebruik we de 'dubbele punt' of de 'enkele aanhalingsteken'?
   • Hoe omgaan met leestekens aan het einde van een regel in een lijst?

Stap 4: Structuur en SEO-richtlijnen

Je externe schrijver is waarschijnlijk een SEO-specialist. Geef hem of haar de juiste kaders om te schitteren, bijvoorbeeld door een gedegen zoekwoordenonderzoek voor de zakelijke dienstverlening aan te leveren. Deze sectie gaat over de bouw van een artikel.

Hoe moet het eruitzien? Dit zorgt voor consistentie op al je kanalen, van je blog tot je LinkedIn-artikelen, zeker als je teksten schrijft die mensen graag delen.

Geef concrete formaten. Dit maakt het voor de schrijver makkelijk om te voldoen aan je verwachtingen.

• Titelstructuur: "Gebruik altijd één H1 (de hoofdtitel). Gebruik H2's voor de hoofdstukken en H3's voor subonderdelen. De H1 moet het focuskeyword bevatten."
• Alinea-opbouw: "Houd paragrafen kort. Maximaal 4-5 regels. Dit verbetert de leesbaarheid op mobiele schermen."
• Keywords: "Het hoofdkeyword (bijv. 'PR-strategie voor startups') moet in de eerste 100 woorden voorkomen. Gebruik LSI-termen (gerelateerde woorden) zoals 'persbericht', 'mediarelaties', 'merkbekendheid'."
• Links: "Voeg maximaal 2 interne links toe naar bestaande pagina's op onze site. Gebruik een beschrijvende anchor tekst, niet 'klik hier'."
• Afbeeldingen: "Elk artikel heeft minimaal 1 beeld nodig. Gebruik royalty-free beelden van bronnen als Unsplash of Pexels. Vermeld de bron altijd."

Stap 5: De Checklist voor publicatie

Nu je de Style Guide hebt opgebouwd, voeg je een laatste, cruciale sectie toe: een verificatie-checklist. Dit is een simpel hulpmiddel voor de schrijver én voor jou. De schrijver loopt deze lijst na voordat hij het concept inlevert.

Jij kunt hem hierop aanspreken. Dit voorkomt discussies en zorgt voor een hogere kwaliteit bij de eerste inlevering.

• [ ] Is de titel pakkend en bevat deze het focuskeyword?
• [ ] Is de tekst geschreven in de juiste merkstem (warm en deskundig)?
• [ ] Zijn alle H2's en H3's logisch en bevatten ze keywords?
• [ ] Is de tekst vrij van spelfouten (check met de ANWo-lijst)?
• [ ] Is de woordtel gelijk aan de opdracht (bijv. 1200 woorden ± 10%)?
• [ ] Bevat de tekst minimaal 2 interne links?
• [ ] Is elk feit of cijfer gecheckt en klopt het?
• [ ] Is de afbeelding geüpload en is de bron vermeld?

Deze checklist is je eindcontrole. Hang hem aan het einde van je Style Guide.

Een goede checklist bestaat uit 5 tot 10 punten en is in 2 minuten na te lopen. Door deze checklist te gebruiken, train je schrijvers om zelfstandig te denken. Ze leren wat jij belangrijk vindt.

Na een paar ronden gaat dit op de automatische piloot. Je bespaart jezelf oneindig veel correctietijd.

Een Style Guide is geen boekwerk dat in een la verdwijnt. Het is je levende document. Gebruik het. Bespreek het met je schrijvers. En vooral: update het als je merkt dat iets niet werkt. Zo bouw je een ijzersterk team van externe tekstschrijvers die jouw boodschap perfect overbrengen.