Event PR: Hoe krijg je sprekers in de lokale media?

Je staat op het punt om een event te organiseren met een geweldige spreker. Iemand met autoriteit, een frisse blik of een verhaal dat de branche op zijn kop zet.

Je hebt de locatie geboekt, de uitnodigingen verstuurd en de catering geregeld. Maar er mist iets. Echte impact. Je wilt dat dit verhaal niet alleen gehoord wordt door de 100 mensen in de zaal, maar door de duizenden potentiële klanten daarbuiten.

De lokale media is je sleutel, en die spreker is je goudmijn.

Alleen, hoe krijg je die journalisten zo ver dat ze langskomen of erover schrijven? Het is makkelijker dan je denkt, als je maar het juiste script volgt.

Stap 1: De voorbereiding – je PR-arsenaal op orde

Voordat je ook maar één journalist belt, moet je je zaakje perfect op orde hebben. Journalisten zijn dol op verhalen, maar ze hebben een hekel aan rommel.

Zorg dat je alles digitaal en direct beschikbaar hebt. Denk aan een overzichtelijke perskit. Hierin vind je: Maak een simpele map in de cloud (bijvoorbeeld via Google Drive of Dropbox) en noem deze 'Perskit [Naam Event]'.

• Een pakkende persbericht-kopie (max. 400 woorden) die het belangrijkste nieuws in de eerste twee zinnen noemt.
• Een hoge-resolutie foto van je spreker (minimaal 300 DPI, liefst een portretfoto met een lichte achtergrond).
• Een korte bio van de spreker (max. 100 woorden) en een uitgebreidere versie (max. 250 woorden).
• De exacte datum, tijd en locatie van het event.
• Optioneel: een link naar een eerdere publicatie of video van de spreker.

Zo kun je in één e-mail een link doorsturen en heeft de journalist direct alles wat hij nodig heeft.

Dit bespaart je achteraf een hoop heen en weer gemail.

Stap 2: De juiste journalisten selecteren – mikken als een scherp

Gooi je net niet zomaar breed uit. Dat werkt niet. Je wilt de juiste mensen bereiken. Begin met lokale media.

Denk aan de regionale krant (bijvoorbeeld een AD-edities of de regionale pagina's van Trouw of Volkskrant), de stadsomroep (RTV Rijnmond, Omroep Brabant, etc.), en online platforms zoals LC De Limburger of De Stentor.

• Economieredacteuren
• Opinie- of columnisten
• Journalisten die specifiek schrijven over jouw branche (bijv. IT, HR, duurzaamheid)
• Freelancers die regelmatig voor deze media schrijven

Zoek binnen die organisaties naar de juiste persoon. Gebruik tools als LinkedIn of de 'Over ons'-pagina van de krant. Zoek naar:

Maak een lijstje met 10 tot 15 namen. Noteer hun e-mailadres en een link naar een recent artikel van ze. Dit laat zien dat je ze echt volgt en niet zomaar een spam-e-mail stuurt. Richt je eerst op de freelancers; die zijn vaak op zoek naar nieuwe, goede verhalen.

Stap 3: De e-mail – je pitch in 10 seconden

Journalisten ontvangen tientallen, soms honderden e-mails per dag. Jouw e-mail moet eruit springen.

De onderwerpregel is hierbij je wapen. Wees concreet en nieuwswaardig. Vermijd vage termen als 'Persuitnodiging' of 'Interessant event', zeker als je content marketing rondom je zakelijke event inzet.

• Exclusief: [Naam Spreker] over de toekomst van [Jouw Branche] op [Datum]
• Nieuws: [Bedrijfsnaam] haalt [Bekende Spreker] naar [Stad] voor keynote
• Vraag: Interview met [Naam Spreker] over [Actueel Probleem]?

Voorbeelden van goede onderwerpregels: Houd de e-mail zelf kort. Maximaal 150 woorden. De structuur:

1. Persoonlijke aanhef (Beste [Voornaam],).
2. De kern in één zin: wie, wat, waar, waarom.
3. De nieuwswaarde: waarom is dit interessant voor zijn lezers? (bijv. "Hij introduceert een nieuwe methodiek die de productiviteit met 20% verhoogt").
4. De call-to-action: "Mag ik je de perskit toesturen?" of "Ben je beschikbaar voor een interview op [Datum]?"
5. Sluiting: Groet, naam, telefoonnummer.

Stuur de e-mail op een rustige dag, bij voorkeur dinsdag-, woensdag- of donderdagochtend tussen 08:30 en 10:00 uur.

Vermijd de maandag en vrijdag.

Stap 4: De follow-up – niet opgeven, maar wel met respect

Stilte na je e-mail betekent niet direct 'nee'. De inbox van een journalist is een oorlogszone. Een korte, vriendelijke herinnering na 3 tot 4 werkdagen is volkomen geaccepteerd.

Gebruik dezelfde e-mailthread en schrijf iets als: "Hoi [Voornaam], even polshoogte nemen of je mijn e-mail over [Naam Spreker] hebt ontvangen.

Laat je me iets weten? Groet, [Jij]." Bel de redactie alleen als je een écht dringende reden hebt, zoals het afgelasten van het event of een enorme wijziging.

Een telefoontje om 'te vragen of ze de mail hebben gelezen' wordt vaak als irritant ervaren. Respecteer hun tijd. Als ze na de follow-up niet reageren, dan is het antwoord voor nu 'nee'. Bewaar de contactgegevens voor een volgend, nóg interessanter event.

Stap 5: De dag zelf – faciliteer de verslaggever

Als een journalist heeft aangegeven te komen, is het feest begonnen. Zorg dat het hem aan niets ontbreekt.

• De exacte aankomsttijd en parkeermogelijkheden (of OV-informatie).
• Wie is zijn contactpersoon ter plaatse? Geef een mobiel nummer.
• De agenda van het event, zodat hij weet wanneer de keynotes zijn.
• Een plekje om te zitten (liefst met stroom en goed internet).

Stuur een dag van tevoren een bevestiging met: Zorg dat je spreker op de hoogte is dat de pers er is. Wijs ze elkaar.

Een kort praatje vooraf kan al leiden tot een veel beter en persoonlijker interview. Zorg ook voor een rustige ruimte voor het interview, weg van de drukte van de inloop. Houd bij de locatiekeuze rekening met de impact van bereikbaarheid en parkeren op de opkomst; een spreekkamer of een hoekje in de lobby werkt daarnaast prima.

Stap 6: De nazorg – bouw aan een relatie

Je doel is niet alleen publiciteit voor dit ene event. Je wilt een relatie opbouwen met de journalist, zodat hij de volgende keer jou belt.

Na het event of de publicatie is een bedankje op zijn plek. Een korte e-mail: "Bedankt voor je komst, we vonden het ontzettend leuk om te lezen hoe je het verhaal van [Spreker] hebt opgepakt." Volg de journalist op LinkedIn.

Deel zijn artikelen soms als ze relevant zijn. Zo bouw je een warme band op.

De volgende keer dat je een event organiseert en keynotes of influencers wilt inhuren, heb je een vaste partner die je snapt en je verhaal wil brengen.

Dat is de investering waard.

Verificatie-checklist: Ben je er klaar voor?

Voordat je op 'verzenden' drukt, loop deze checklist na. Als je overal 'ja' kunt antwoorden, ben je er klaar voor.

• Is je perskit compleet? (Persbericht, foto's, bio's, contactgegevens)
• Is je perslijst specifiek? (Heb je de juiste journalisten per medium geselecteerd?)
• Is je onderwerpregel scherp? (Wekt het nieuwsgierigheid op?)
• Is je e-mail kort en krachtig? (Maximaal 150 woorden)
• Is je e-mail verstuurd op een goed moment? (Dinsdag t/m donderdagochtend)

• Heb je een follow-up gepland? (Over 3-4 werkdagen)
• Weet je spreker dat de pers komt?
• Is de logistiek op de dag zelf geregeld? (Parkeerplaats, contactpersoon, rustige ruimte)