Hoe maak je een content styleguide voor je marketingteam?

Je team schrijft over de klant, de klant snapt het niet, en jij moet constant corrigeren. Herkenbaar? Een content styleguide is je geheime wapen. Geen saai document dat in een la verdwijnt, maar een levend hulpmiddel dat iedereen in je marketingteam gebruikt.

In 2 uur bouw je de basis. Je bespaart weken aan correcties.

Een styleguide zorgt voor herkenbare merkstemming, consistentie en snellere onboarding. Je team schrijft sneller en beter. Klanten herkennen je direct. Laten we beginnen.

Wat je nodig hebt voordat je start

Verzamel eerst de juiste tools en mensen. Zonder deze basis wordt het een rommeltje.

• Bestaande teksten: pak 5-10 voorbeelden van blogs, nieuwsbrieven, social posts en persberichten. Kies zowel goede als mindere stukken.
• Tone-of-voice input: vraag 3 collega's uit sales, service en het management naar 3 kernwoorden die het merk moeten beschrijven.
• Design assets: logo (SVG/PNG), kleurcodes (HEX/RGB), lettertypes en de huisstijlgids.
• Schrijftijd: blok 2 uur ongestoord. Zet meldingen uit.
• Een bewerker: iemand die de eindcontrole doet. Dit is meestal de content lead of marketeer.
• Platform: Google Docs of Notion. Deelbaar en altijd up-to-date.

Reken op een initiële investering van 2-4 uur. Daarna onderhoud je de guide 1 uur per kwartaal.

Stap 1: definieer je merkstemming in 5 kernwoorden

Start met de persoonlijkheid van je merk. Welke 5 woorden omschrijven hoe je klinkt?

Schrijf ze op. Voorbeeld voor een B2B-techbedrijf: helder, pragmatisch, ambitieus, menselijk, betrouwbaar. Geef per woord een concrete uitleg met een ja/nee-lijst.

Tijdsindicatie: 25 minuten. Veelgemaakte fout: te veel kernwoorden.

1. Kies 5 kernwoorden (max 5).
2. Schrijf bij elk woord 2-3 zinnen uitleg.
3. Voeg 2 voorbeeldzinnen toe die het woord laten horen.
4. Voeg 2 verboden patronen toe (bijv. geen jargon, geen slap gebral).
5. Vraag 2 collega’s om feedback en pas aan.

Hou het bij max 5 anders verliest iedereen de focus.

Stap 2: schrijf regels voor duidelijk en actief taalgebruik

Maak het simpel en direct. Je lezer heeft geen tijd. Formuleer 10-15 concrete regels.

Gebruik geen theorie, maar concrete voorschriften. Tijdsindicatie: 30 minuten.

1. Schrijf in de actieve vorm: “Wij lanceren de tool” i.p.v. “De tool wordt gelanceerd”.
2. Gebruik max 15 woorden per zin.
3. Geen vakjargon zonder uitleg. Leg vaktermen direct uit in plat Nederlands.
4. Geen afkortingen zonder context. Schrijf de eerste keer uit: “Key Account Manager (KAM)”.
5. Gebruik getallen concreet: “bespaar 12% op printkosten” i.p.v. “bespaar op printkosten”.
6. Geen passieve constructies zonder reden.
7. Gebruik actieve werkwoorden: start, bouw, meet, verbeter.
8. Schrijf in de jij/vorm voor klantcontent, in wij/vorm voor interne stukken.
9. Geen dubbele ontkenningen.
10. Gebruik max 1 metafoor per stuk.

Veelgemaakte fout: regels zonder voorbeeld. Voeg altijd een voorbeeldzin toe.

Stap 3: zet huisstijl en formatting vast

Zorg dat tekst en design naadloos samenwerken. Dit voorkomt eindeloze heen-en-weer met vormgevers.

1. Titels: hoofdlettergebruik volgens huisstijl, max 60 tekens, geen uitroeptekens.
2. Tussenkoppen: H2 en H3 volgens HTML-structuur, max 40 tekens.
3. Alinea’s: 2-4 zinnen, max 150 woorden per blok.
4. Bold/strong: gebruik alleen voor kernwoorden of getallen, niet voor hele zinnen.
5. Links: beschrijf waar de link heengaat, geen losse URLs.
6. Afbeeldingen: alt-tekst beschrijft de inhoud, max 125 tekens.
7. Kleuren: gebruik HEX-codes uit de huisstijl. Geen eigen kleuren.
8. Lettertypes: vast lettertype voor koppen en lopende tekst. Geen nieuwe lettertypes.

Tijdsindicatie: 25 minuten. Veelgemaakte fout: formatting per platform vergeten. Maak een template voor social en b2b-blogging waarbij je elke week een relevant onderwerp vindt.

Stap 4: maak templates voor je belangrijkste formats

Templates versnellen het schrijfproces enorm. Geen blanco pagina meer. Zo kun je ook een overtuigende whitepaper schrijven. Bouw templates voor:

Voeg per template een voorbeeldtekst van 50-100 woorden toe. Gebruik echte productnamen en klantcases uit je niche om de kracht van storytelling voor je conversie optimaal te benutten.

• Blogartikel: intro (50 woorden), tussenkoppen, call-to-action (CTA), afmetingen.
• Nieuwsbrief: onderwerp, preheader, 3 items, CTA, uitschrijflink.
• Social post: 1 zin kernboodschap, 1 voordeel, 1 CTA, afbeelding.
• Persbericht: lead, quote, feiten, contactgegevens.

Tijdsindicatie: 45 minuten. Veelgemaakte fout: te algemeen. Gebruik specifieke voorbeelden uit je eigen campagnes.

1. Kies de 4 meest gebruikte formats.
2. Maak een leeg template met blokken en placeholders.
3. Vul elk template met een concreet voorbeeld.
4. Voeg een checklist per template toe (bijv. “heb je een quote?”).
5. Sla op in je gedeelde drive.

Stap 5: zet een feedback- en reviewproces op

Een styleguide leeft alleen als je hem gebruikt. Zorg voor een strakke review.

1. Wijs een eindverantwoordelijke aan (meestal content lead).
2. Gebruik een vaste reviewchecklist (zie onder).
3. Plan een wekelijkse correctieronde van 20 minuten.
4. Bewaar feedback in hetzelfde document als opmerkingen.
5. Update de guide na elke wijziging.

Tijdsindicatie: 15 minuten opzet, daarna 20 minuten per week. Veelgemaakte fout: te veel reviewers. Houd het bij max 2 personen per ronde.

Stap 6: implementeer en train je team

Zorg dat iedereen weet hoe de guide werkt. Tijdsindicatie: 30 minuten + 30 minuten na 4 weken.

1. Plan een 30-minutensessie met het hele marketingteam.
2. Laat 2 voorbeeldteksten zien: een met en een zonder de guide.
3. Geef iedereen toegang en vraag om feedback op de guide zelf.
4. Voeg de guide toe aan je onboarding voor nieuwe collega’s.
5. Plan een herhalingssessie na 4 weken.

Veelgemaakte fout: geen training. Mensen weten niet dat de guide bestaat.

Verificatie-checklist

Gebruik deze checklist voordat je de guide vrijgeeft. Als je 8x ja hebt, is je content styleguide ready.

• Staan er 5 kernwoorden met voorbeelden?
• Zijn er 10-15 concrete taalregels met voorbeeldzinnen?
• Is de huisstijl vastgelegd met HEX-codes en lettertypes?
• Staan er templates voor blog, nieuwsbrief, social en persbericht?
• Is het feedbackproces vastgelegd met een eindverantwoordelijke?
• Heeft iedereen toegang en een training gehad?
• Is de guide max 2 pagina’s lang?
• Bevat de guide echte voorbeelden uit je eigen niche?

Test hem 2 weken en pas waar nodig aan. Blijf hem levend houden. Je team gaat je dankbaar zijn.