Hoe bevorder je horizontale communicatie tussen verschillende afdelingen?

Wat je nodig hebt om horizontale communicatie te starten

Je wilt dat afdelingen zoals PR, contentmarketing en mediaplanning echt met elkaar praten, zonder dat er altijd een manager tussen zit. Dat voelt soms als een chaos, maar het is een feest als het lukt. Je hebt geen dure tools nodig, maar wel duidelijke afspraken en een safe space voor iedereen.

Zorg dat je een centrale plek hebt waar iedereen kan zien wat er speelt.

Denk aan een Slack-kanaal of een Trello-bord dat voor iedereen toegankelijk is. Je hebt ook een vaste tijd nodig, bijvoorbeeld elke dinsdagochtend 10 minuten, voor een snelle check-in.

Zorg dat de groep klein blijft, maximaal 8 mensen per sessie, zodat iedereen aan bod komt. Verzamel de juiste mensen bij elkaar. Je hebt nodig: een contentmaker, een PR-adviseur, een media-analist en iemand van de interne communicatie.

Zorg dat ze allemaal begrijpen dat ze open moeten zijn over hun uitdagingen, zonder schuld te wijzen.

Een whiteboard of een digitaal bord (Miro of Mural, circa €10-€15 per gebruiker per maand) helpt om ideeën visueel te maken. Veelgemaakte fouten zijn: te veel mensen uitnodigen, geen duidelijke agenda hebben en geen actiepunten vastleggen. Je wilt niet dat het een praatclubje wordt zonder resultaat. Houd het klein, concreet en actiegericht. Zorg dat iedereen weet wat zijn rol is en wat hij moet meenemen naar de volgende sessie.

Stap 1: Richt een vast overleg in met een duidelijke agenda

Start met een wekelijks of tweewekelijks overleg van maximaal 30 minuten. Kies een vaste dag en tijd, bijvoorbeeld dinsdag om 10:00 uur, zodat het een gewoonte wordt. Stuur een week van tevoren een korte agenda uit met drie punten: wat is er gelukt, wat loopt vast, wat is de volgende actie?

Zorg dat iedereen zijn updates voorbereidt in maximaal 2 zinnen. Geef de PR-medewerker de taak om te vertellen welke media-aandacht er is, de contentmaker laat zien welke stukken online staan en de media-analist deelt de cijfers van de laatste campagne.

Houd het kort en direct, zodat je geen tijd verspilt. Gebruik een rotatiesysteem voor de voorzitter.

Elke week is iemand anders verantwoordelijk voor het leiden van de sessie, zodat iedereen betrokken blijft. De voorzitter zorgt ervoor dat de tijd wordt bijgehouden en dat iedereen aan bod komt. Dit voorkomt dat één persoon altijd het woord neemt.

Veelgemaakte fouten zijn: te veel uitweiden over details en geen tijdslimiet hanteren.

Spreek af dat je elkaar onderbreekt als iemand langer dan 2 minuten praat. Zo blijft de energie hoog en de focus scherp. Na afloop mail je de actiepunten naar iedereen, zodat niets vergeten wordt.

Stap 2: Maak een gedeelde contentkalender voor PR en marketing

Een gedeelde kalender is de ruggengraat van horizontale communicatie. Gebruik een tool zoals Google Calendar of Asana, waar iedereen toegang toe heeft.

Vul de kalender met belangrijke data: persberichten, content-publicaties, evenementen en mediadeadlines. Plan samen de belangrijkste campagnes voor de komende 3 maanden.

Geef elke campagne een naam, een doelgroep en een KPI, bijvoorbeeld 5.000 pageviews of 200 leads. Zorg dat de PR-afdeling weet wanneer een persbericht de deur uit moet en de contentmaker wanneer er een blog online komt. Gebruik kleurcodes om de verschillende afdelingen te onderscheiden: blauw voor PR, groen voor contentmarketing en geel voor interne communicatie over duurzaamheid. Zo ziet iedereen in één oogopslag wat er speelt en waar overlap is.

Plan wekelijks een 10-minuten check-in om de kalender bij te werken. Veelgemaakte fouten zijn: de kalender niet bijwerken en niet communiceren als er iets wijzigt.

Spreek af dat iedereen verantwoordelijk is voor het updaten van zijn eigen taken. Als er een wijziging is, stuur dan een korte melding in het gedeelde kanaal. Zo voorkom je misverstanden en dubbel werk.

Stap 3: Zorg voor een open feedbackcultuur zonder schuld

Horizontale communicatie werkt alleen als iedereen zich veilig voelt om feedback te geven en te ontvangen. Investeren in een gezonde organisatiecultuur is daarbij essentieel. Spreek af dat feedback altijd gaat over het werk, niet over de persoon.

Gebruik de regel: “Wat ging goed? Wat kan beter? Wat is de volgende stap?” Plan een maandelijkse feedbacksessie van 45 minuten, waarin iedereen elkaar constructief feedback geeft.

Gebruik hiervoor een simpel template: beschrijf de situatie, geef je observatie, stel een suggestie voor.

Bijvoorbeeld: “Het persbericht was inhoudelijk sterk, maar de headline was te lang. Volgende keer kunnen we onder de 10 woorden blijven.” Beloon openheid.

Geef een kleine waardering, zoals een cadeaubon van €10, aan iedereen die actief feedback geeft of ontvangt. Dit stimuleert het gedrag en zorgt dat het normaal wordt om elkaar aan te spreken.

Het hoeft geen groot bedrag te zijn, het gaat om het gebaar.

Veelgemaakte fouten zijn: feedback geven zonder voorbeelden en te snel oordelen. Vraag altijd door: “Kun je een voorbeeld geven?” en “Wat zou jij anders doen?” Zo blijft het concreet en leerzaam. Na afloop van de sessie leg je de actiepunten vast in de gedeelde kalender.

Stap 4: Gebruik de juiste tools voor snelle uitwisseling

Je hebt geen dure systemen nodig, maar wel tools die iedereen makkelijk gebruikt. Slack of Microsoft Teams werken goed voor snelle berichten en vragen.

Maak aparte kanalen voor specifieke onderwerpen, bijvoorbeeld #persberichten, #contentideeen en #mediametingen. Plan een wekelijkse “show and tell” van 15 minuten, waarin iedereen een voorbeeld deelt van wat hij heeft gemaakt.

De PR-adviseur laat een mooi persbericht zien, de contentmaker toont een blogpost en de media-analist deelt een grafiek met resultaten. Dit zorgt voor inspiratie en begrip tussen afdelingen. Gebruik een gedeelde map in Google Drive of Dropbox voor alle assets: logo’s, foto’s, templates en rapporten.

Zorg dat de map goed is gestructureerd met mappen per campagne en duidelijke bestandsnamen. Bijvoorbeeld: “2024-Q1-Campagne-Persbericht-V1.docx”. Zo vindt iedereen snel wat hij nodig heeft. Veelgemaakte fouten zijn: te veel kanalen maken en berichten niet bijhouden. Spreek af dat iedereen elke dag om 9:00 en 16:00 uur zijn berichten checkt.

Gebruik meldingen slim: alleen voor belangrijke kanalen, niet voor alles. Zo voorkom je dat je wordt overspoeld en belangrijke informatie mist.

Verificatie-checklist: is horizontale communicatie op orde?

• Is er een wekelijks overleg van maximaal 30 minuten met een duidelijke agenda?
• Is er een gedeelde contentkalender met kleurcodes voor elke afdeling?
• Is er een maandelijkse feedbacksessie van 45 minuten met een vast template?
• Gebruiken jullie een gedeelde tool voor snelle berichten, zoals Slack of Teams?
• Is er een gedeelde map met een duidelijke structuur voor alle assets?
• Heeft iedereen een vaste taak en weet hij wat er van hem wordt verwacht?
• Worden actiepunten na elk overleg gemaild en in de kalender gezet?
• Is de groep klein genoeg (maximaal 8 personen) om iedereen aan bod te laten komen?

Als je alle punten kunt afvinken, dan is de interne communicatie binnen hybride teams sterk.

Zo niet, begin dan met de stap die het meest ontbreekt. Je zult zien dat het snel beter gaat en dat iedereen meer plezier krijgt in samenwerken.