Follow-up na een beurs: Hoe zet je scans om in sales?

Je staat net achter je beursstand, de laatste bezoeker is weg. Je voelt je moe maar voldaan.

In je hand heb je een lijst met 150 scans. Je denkt: “Yes, dit wordt een drukke maand.” Maar nu? Hoe zorg je dat die scans niet veranderen in een stoffige Excel-lijst, maar in echte afspraken en omzet?

De eerste 48 uur na een beurs bepalen 80% van je succes.

Dit is jouw stappenplan om van elke scan een warme lead te maken.

Stap 1: De basis op orde – Wat je nodig hebt

Voordat je überhaupt begint met bellen, moet je je materiaal gereed hebben. Zonder goede voorbereiding verlies je tijd en energie. Je hebt drie dingen echt nodig: een schone data-lijst, een e-mailtemplate en een agenda.

Haal je beursdata uit het scansysteem. Meestal is dit een CSV-bestand van de organisator of je eigen badge-scanner.

Check of je naam, bedrijf, e-mail, functie en de datum van de scan hebt. Zonder e-mailadres is een follow-up bijna onmogelijk.

Zorg voor een CRM-systeem of een simpele Excel-lijst. Gebruik je Salesforce, HubSpot of een eenvoudig Excel-bestand? Zorg dat je een veld hebt voor “Bron: Beursnaam” en “Datum”.

Dit helpt je later bij het meten van je ROI. Een goed CRM-abonnement kost zo’n €25-€50 per gebruiker per maand.

Maak een e-mailtemplate klaar. Geen saaie massa-mail, maar een persoonlijke basis die je per contact kunt aanpassen. Schrijf drie varianten: een voor koude leads, een voor warme leads (die je hebt gesproken) en een voor mensen die je alleen hebt gescand. Zorg dat je afzenderadres en handtekening kloppen.

“De eerste indruk na de beurs is net zo belangrijk als de indruk in de stand. Wees snel, persoonlijk en relevant.”

Stap 2: Data schoonmaken – Ruim de rommel op

Een vuile lijst is je grootste vijand. Je kunt wel 150 mensen bellen, maar als 30% verkeerde data is, verpruts je je tijd.

Neem 30 minuten de tijd om je lijst schoon te maken. Verwijder dubbele scans.

Veel bezoekers scannen bij meerdere stands. Gebruik de functie “Verwijder duplicates” in Excel of je CRM. Doe dit handmatig als je twijfelt; een automatische filter kan soms te agressief zijn. Check de e-mailadressen.

Gebruik een tool als Hunter.io of NeverBounce (kost ongeveer €0,01 per e-mail) om te controleren of adressen geldig zijn.

Een bounce-rate van meer dan 5% is slecht voor je e-mailreputatie. Verwijder of corrigeer adressen die duidelijk fout zijn. Segmenteer je lijst op basis van interesse.

Sommige scanners vroegen om een offerte, andere wilden alleen een brochure. Maak drie groepen: “Heet” (gesproken en interesse getoond), “Lauw” (gescand maar geen gesprek) en “Koud” (alleen gescand).

Dit bepaalt je aanpak. Veelgemaakte fout: Te snel beginnen met bellen zonder data te controleren.

Je belandt in gesprekken met verkeerde personen of je stuurt e-mails naar adressen die niet bestaan. Neem die 30 minuten extra, het levert je uren op.

Stap 3: De eerste follow-up – De 48-uurs regel

De eerste 48 uur na de beurs zijn goud waard. Je bent nog top-of-mind.

Wacht niet tot maandag, maar start dezelfde dag nog of de volgende ochtend. Hier is je stappenplan. Stap 3.1: Stuur een persoonlijke e-mail naar de “Heet”-groep.

Gebruik je template, maar voeg een specifieke referentie toe. Bijvoorbeeld: “Leuk dat je hebt gevraagd naar onze PR-campagne voor de zorgsector.” Stuur deze e-mail op de dag van de beurs of de volgende ochtend.

Verstuur tussen 09:00 en 11:00 uur voor de beste open-rate. Stap 3.2: Bel de “Heet”-groep binnen 24 uur.

Gebruik hun mobiele nummer als je het hebt. Spreek een korte voicemail in als ze niet opnemen: “Hi [Naam], ik ben [Jij] van [Bedrijf]. We spraken gisteren op de beurs over [onderwerp]. Ik bel om een vervolgafspraak te plannen.

Je kunt me terugbellen op [nummer].” Doe dit voor maximaal 10 leads per dag om de kwaliteit hoog te houden. Stap 3.3: Stuur een e-mail naar de “Lauw”-groep.

Deze groep heeft alleen gescand, geen gesprek. Gebruik een lichtere toon: “Leuk je te hebben ontmoet op [beursnaam]. Hierbij de brochure die je vroeg.” Voeg een call-to-action toe: “Wil je een keer kennismaken?” Verstuur deze e-mail op de tweede dag na de beurs, bijvoorbeeld woensdag na een beurs op maandag, zeker als je het gebruik van VR en AR op de beursvloer hebt ingezet om op te vallen.

Stap 3.4: De “Koud”-groep. Deze groep heeft alleen gescand.

Stuur een algemene e-mail met een waardevolle tip of een whitepaper. Gebruik een tool als Mailchimp (vanaf €10 per maand) om deze e-mails in batch te versturen. Vermijd jargon; houd het simpel.

Verstuur deze e-mail op de derde dag na de beurs. Veelgemaakte fout: Te veel e-mails in één keer versturen.

Dit leidt tot spamklachten. Spreid je e-mails over drie dagen. En vergeet niet: een e-mail zonder persoonlijke noot wordt vaak genegeerd.

Stap 4: De tweede follow-up – Warm houden

Na de eerste contactronde is het tijd om de leads warm te houden. Niet iedereen reageert meteen. Sommige leads hebben meer nurturing via effectieve leadgeneratie nodig.

Plan je tweede follow-up slim in. Stap 4.1: Plan een tweede e-mail voor de “Heet”-groep na 5 werkdagen.

Als ze niet hebben gereageerd, stuur dan een persoonlijke e-mail met een case study of een uitnodiging voor een webinar. Bijvoorbeeld: “Hier een voorbeeld van hoe we een soortgelijke klant hebben geholpen met een PR-campagne.” Zorg dat je e-mail waarde toevoegt, niet alleen een herinnering.

Stap 4.2: Bel de “Heet”-groep opnieuw na 7 werkdagen. Gebruik een andere timing, bijvoorbeeld aan het begin van de middag. Spreek opnieuw een voicemail in of vraag een collega om te bellen voor afwisseling.

Blijf vriendelijk en dring niet te veel aan. Vraag: “Wanneer past het om verder te praten?”

Stap 4.3: Voor de “Lauw”-groep: stuur een tweede e-mail na 10 werkdagen. Gebruik een andere invalshoek, zoals een blogpost over een relevant onderwerp. Voeg een duidelijke call-to-action toe: “Plan een 15-minutengesprek in via mijn agenda-link.” Gebruik een tool als Calendly (gratis basisversie) om het makkelijk te maken. Stap 4.4: De “Koud”-groep: stuur een derde e-mail na 2 weken.

Dit is je laatste kans om hun aandacht te trekken. Gebruik een onderwerpregel als “Een laatste tip voor [bedrijfsnaam]”.

Voeg een kort, waardevol aanbod toe, zoals een gratis audit. Verstuur deze e-mail op een rustige dag, bijvoorbeeld vrijdagmiddag.

Veelgemaakte fout: Te snel opgeven. Veel leads reageren pas na de derde of vierde contactpoging. Blijf consistent, maar overdrijf niet. Maximaal 4 contactmomenten per lead in de eerste maand.

Stap 5: Van lead naar afspraak – De praktische omslag

Je hebt contact gehad, nu moet je de lead omzetten in een afspraak. Dit is waar de magie gebeurt.

Focus op waarde, niet op verkopen. Nadat je hebt geleerd hoe je de juiste bezoekers naar je beursstand trekt, is stap 5.1: plan een korte kennismaking in.

Gebruik een tool als Zoom of Teams (inbegrepen in Microsoft 365, vanaf €5 per gebruiker per maand). Stuur een agenda-uitnodiging met een duidelijk onderwerp: “Kennismaking [Bedrijfsnaam] – [Onderwerp van gesprek]”. Houd het eerste gesprek kort, maximaal 20 minuten.

Stap 5.2: Stel vragen over hun behoeften. Gebruik de “SPIN-selling” methode: Vraag naar Situatie, Probleem, Impact en Need-payoff. Bijvoorbeeld: “Wat is je grootste uitdaging op het gebied van PR?” Luister meer dan je praat. Noteer belangrijke punten in je CRM.

Stap 5.3: Bied een concrete volgende stap aan. Geef geen vage beloften.

Zeg: “Ik stuur je een offerte voor een PR-campagne van €2.500 per maand.” Of: “Plan een demo in van ons content-platform.” Zorg dat de volgende stap binnen 5 werkdagen plaatsvindt. Stap 5.4: Sluit het gesprek af met een samenvatting.

Herhaal wat je hebt afgesproken en bevestig per e-mail. Bijvoorbeeld: “Zoals besproken stuur ik je woensdag een offerte voor de PR-campagne.” Dit bouwt vertrouwen op. Veelgemaakte fout: Te veel praten over je eigen bedrijf.

De lead wil weten wat je voor hen kunt doen. Focus op hun problemen en hoe je die oplost.

Stap 6: Meten en bijsturen – De checklist

Je hebt hard gewerkt, nu is het tijd om te meten wat werkt. Gebruik deze checklist om je voortgang te controleren.

• Heb je alle scans schoongemaakt en gesegmenteerd? (Ja/Nee)
• Stuurde je de eerste e-mail binnen 48 uur? (Ja/Nee)
• Belde je de “Heet”-groep persoonlijk? (Ja/Nee)
• Voegde je persoonlijke details toe aan elke e-mail? (Ja/Nee)
• Plande je een tweede follow-up in na 5-10 werkdagen? (Ja/Nee)
• Gebruikte je een tool voor agenda-uitnodigingen? (Ja/Nee)
• Meet je je successen in je CRM? (Ja/Nee)
• Heb je maximaal 4 contactmomenten per lead in de eerste maand? (Ja/Nee)

Pas dit toe om je proces te verbeteren voor de volgende beurs. Verdien je €10.000 aan opdrachten uit 150 scans, dan is je ROI €66 per scan. Met deze stappen is dat haalbaar. De volgende beurs pak je nog slanker aan. Aan de slag!