De rol van duurzaamheid (Green Events) in je communicatie

Stel je voor: je organiseert een bedrijfsevent. Lekker druk, goede sfeer, inspirerende sprekers. Maar aan het einde van de dag?

Een berg plastic bekers, ongebruikte goodiebags en een enorme CO2-voetafdruk. Dat voelt niet meer goed.

Je wilt trots zijn op je evenement, niet alleen op de opkomst, maar ook op de impact. Duurzaamheid, oftewel Green Events, is niet langer een aardige extra optie.

Het is dé manier om je verhaal als merk kracht bij te zetten. Het is de manier om echt te verbinden met je publiek, want laten we eerlijk zijn: iedereen wil onderdeel zijn van iets goeds.

Wat is Green Events nu echt?

Green Events draait om veel meer dan alleen een prullenbak naast een plastic bak zetten. Het is een totaalvisie. Het betekent dat je bij elke stap in de organisatie van een evenement nadenkt over de impact op het milieu en de maatschappij.

Denk aan de locatie, het eten en drinken, het vervoer van je gasten, de materialen die je gebruikt en de energie die je verbruikt.

Het is een holistische aanpak die ervoor zorgt dat je event niet alleen leuk is, maar ook bijdraagt aan een betere wereld. Een klassiek voorbeeld van een Green Event is een congres waarbij alle catering biologisch en lokaal is, de uitnodiging volledig digitaal verstuurd wordt en het event niet te bereiken is met de auto, maar wel met het openbaar vervoer.

De term 'Green Events' zie je steeds vaker terugkomen in de branche, en bedrijven als The Gardeners of de Dutch Event Group hebben dit volledig geïntegreerd in hun dienstverlening. Het is de standaard geworden voor bedrijven die serieus genomen willen worden.

Waarom het essentieel is voor je communicatie

Je communicatie is je merk. Wat je zegt en wat je doet, moeten bij elkaar passen.

Als je als bedrijf communiceert dat je maatschappelijk verantwoord onderneemt, maar je organiseert een event waarbij de afvalberg enorm is, dan klopt er iets niet. Dat noemen we groenwas. En dat is dodelijk voor je geloofwaardigheid.

Je publiek, je klanten en je medewerkers zijn steeds kritischer. Ze zien direct of je het echt meent.

Een duurzaam event is een krachtig verhaal. Het is content die je makkelijk kunt verspreiden via je eigen kanalen. Je kunt trots vertellen over de 100% composteerbare bekers die je hebt gebruikt, of over de samenwerking met een lokale cateraar die 80% van zijn ingrediënten uit de regio haalt. Dit soort specifieke details, die de impact van catering en sfeer op de merkbeleving versterken, maken je verhaal geloofwaardig en interessant. Het is geen saai verslag meer, maar een inspirerend verhaal over hoe jij de wereld een stukje beter maakt.

De kern van een Green Event: van theorie naar praktijk

Het draait allemaal om bewuste keuzes maken. Stap 1 is je locatie.

Kies je voor een plek die al groen is? Denk aan een locatie met een BREEAM-certificering of die al volledig op windenergie draait.

Vraag niet alleen naar de stroomkosten, maar ook naar hun afvalbeleid. Een locatie die al goed scoort, scheelt jou een hoop werk. Je kunt dan je communicatie direct starten met de boodschap: "We zijn trots om ons event te organiseren in [Naam Locatie], een plek die net als wij gelooft in een duurzame toekomst." Vergeet ook niet om de interactie met bezoekers te vergroten via slimme tools. Daarna komt het eten en drinken.

Weg met die saaie broodjes kroket. Ga voor een 'plant-forward' menu.

Dat betekent dat het menu voor 80% uit plantaardige opties bestaat. Dit is niet alleen beter voor het milieu, het is ook een stuk origineler en vaak gezonder. Vraag je cateraar om te werken met seizoensgroenten en om reststromen te verwerken tot bijvoorbeeld soep voor de volgende dag. Vertel dit verhaal!

Laat zien dat je nadenkt over elke hap. En dan de materialen.

Modellen en prijsindicaties

De tijd van plastic goodiebags met pennen die direct in de prullenbak belanden, is echt voorbij.

Kies voor een digitale goodiebag, of een fysieke variant met producten die echt iets toevoegen. Denk aan een mooie herbruikbare waterfles van een merk als Dopper, een notebook van gerecycled papier of een voucher voor een lokale ondernemer. Investeer in kwaliteit in plaats van kwantiteit.

• Basis (€5-10 per bezoeker extra): Je focust op de basics. Digitale uitnodigingen, goede afvalscheiding op de locatie (dat is vaak al standaard), waterkranen in plaats van flesjes en een plantaardige lunchoptie. Dit is de instap en heeft al een enorm effect.
• Impact (€15-25 per bezoeker extra): Hier ga je een stap verder. Je compenseert de CO2-uitstoot van alle reizigers via een partij als Trees for All. Je werkt met een cateraar die 100% biologisch en lokaal inkoopt. Je materiaal is volledig plasticvrij en herbruikbaar. Je bent een voorbeeld voor anderen.
• Volledig Circulair (€30+ per bezoeker extra): Dit is het summum. Je event is volledig afvalvrij (zero waste). Alle materialen zijn gehuurd of worden hergebruikt. Je energie komt van een mobiele zonne-energie unit. Je werkt samen met sociale ondernemingen voor bijvoorbeeld de catering of beveiliging. Dit is een investering in je merk dat je niet snel vergeet.

Zo'n fles van €5,- die jarenlang meegaat, is een veel beter verhaal dan een sleutelhanger van €0,20 die je na een week weggooit. Hoeveel kost zo'n Green Event nu echt?

Dat hangt af van je ambities. We kunnen grofweg drie niveaus onderscheiden:

Let op: deze kostenposten verdien je deels terug. Door minder spullen te kopen (herbruikbaar), minder afval te produceren (lagere afvalkosten) en slimmer te reizen (minder vliegen, meer digitaal), kun je een deel van de investering compenseren. Bovendien is de PR-waarde onbetaalbaar.

Praktische tips om direct te beginnen

Je hoeft niet alles in één keer perfect te doen. Begin klein, maar begin wel.

1. Meet wat je doet. Gebruik de meetlat van een organisatie als VNO-NCW of de NGO MVO Nederland. Zij hebben handige tools om je voortgang te meten. Je wilt na je event kunnen zeggen: "We hebben 80% minder afval geproduceerd dan een gemiddeld event van deze grootte."
2. Maak er een verhaal van. Deel je proces. Vertel op social media dat je hebt gekozen voor een cateraar die met voedselverspilling werkt. Vraag je sprekers om digitaal te komen of hun CO2 te compenseren. Wees transparant over je keuzes. Dat bouwt vertrouwen op.
3. Werk samen met de juiste partners. Zoek leveranciers die net als jij denken. Vraag ze naar hun certificeringen. Partijen als The Gardeners of Dutch Event Group zijn hierin gespecialiseerd en kunnen je helpen met de organisatie. Zij weten de weg naar de beste groene leveranciers.
4. Focus op impact, niet op perfectie. Je hoeft niet alles zelf te weten. Het gaat erom dat je de intentie laat zien en stappen zet. Een event dat voor 80% duurzaam is, is beter dan een event dat nooit georganiseerd wordt omdat de organisator bang is dat het niet perfect is. Jouw inzet is het verhaal.

De belangrijkste stap is het integreren van duurzaamheid in je communicatieplan vanaf dag één.

Vraag je bij elke beslissing af: "Hoe kan ik dit verhaal vertellen?" Dus, pak die kans. Maak van je volgende event een Green Event. Je zult zien dat het niet alleen goed voelt, maar ook een geweldig verhaal oplevert dat je merk versterkt en je relaties verdiept. Vergeet ook niet om helder te communiceren met sprekers en partners in de aanloop naar het event. Succes!