De kracht van 'User-Generated Content' van je eventbezoekers

Je staat op het punt om je event te organiseren. De locatie is geregeld, de sprekers staan klaar en de catering is top.

Maar er mist iets. Iets krachtigs. Iets wat je marketingbudget ontlast en tegelijkertijd je merk versterkt. Dat is de content die je bezoekers zelf maken.

Het is gratis, authentiek en geloofwaardiger dan wat je ooit zelf zou kunnen produceren.

Laten we het hebben over die goudmijn: User-Generated Content (UGC) van je eventbezoekers.

Wat is UGC eigenlijk?

Stel je voor: een bezoeker deelt een foto van een inspirerende spreker op LinkedIn. Een ander plaatst een korte video van een interactieve workshop op Instagram Stories.

Een derde tweet een quote uit een paneldiscussie. Dat is User-Generated Content. Het is elke vorm van content – foto’s, video’s, tekst, reacties – die je bezoekers zelf maken en delen over jouw event.

Het is geen reclame; het is een eerlijke getuigenis. Waarom is dit zo waardevol?

Omdat het vertrouwen creëert. Mensen geloven andere mensen sneller dan een marketingboodschap. Een post van een collega uit het vakgebied weegt zwaarder dan een gesponsorde advertentie.

Het toont de werkelijke ervaring, de sfeer, de opbrengst. Het is de ultieme vorm van social proof.

Voor jou als marketeer betekent dit een enorme versnelling. Je krijgt een stortvloed aan authentieke content zonder dat je er zelf uren in hoeft te steken.

Je bereikt nieuwe doelgroepen via de netwerken van je eigen bezoekers. En het mooiste: het werkt 24/7, lang nadat het event is afgelopen.

De kern: Hoe activeer je die goudmijn?

Het gaat er niet om te wachten tot het gebeurt. Je moet het actief stimuleren.

De basis is een eenvoudig, herkenbaar event-hashtag. Maak het kort, uniek en makkelijk te spellen. Gebruik niet alleen je bedrijfsnaam, maar een slogan die de essentie van het event vangt.

Bijvoorbeeld #Groei2024 of #ConnectLiveNL. Hang deze hashtag overal op: op schermen, bij de registratie, op badges, op het podium.

Daarnaast creëer je speciale ‘Instagrammable’ momenten. Dit zijn plekken die uitnodigen om een foto te maken. Denk aan een mooi verlichte achtergrondwand met het eventlogo, een creatieve photobooth met attributen, of een unieke installatie die relevant is voor je branche.

Zorg voor goed licht en een schone achtergrond. Maak het makkelijk; mensen moeten binnen drie seconden een goede foto kunnen maken.

Moedig actief delen aan. Richt een ‘Social Wall’ in – een digitaal scherm waar live posts met je hashtag op verschijnen.

Dat is directe beloning en het zet anderen aan om ook te posten. Overweeg een kleine wedstrijd: de beste foto of video wint een prijs. Denk aan een gratis ticket voor volgend jaar, een boek van een spreker of een leuk gadget. Dit vergroot de deelname aanzienlijk.

Modellen en prijzen: Van DIY tot professioneel

Je kunt UGC op verschillende manieren aanpakken, afhankelijk van je budget en technische kennis. Hieronder een overzicht van drie modellen, inclusief indicatieve prijzen voor een event met 100-200 bezoekers.

1. De DIY-aanpak (€0 - €500)
Dit is de basis. Je gebruikt gratis tools en eigen materiaal.

Maak een Canva-account (gratis of Pro voor €10/maand) om sjablonen te maken voor je hashtag en event-logo.

Print posters en raamstickers zelf of bij een lokale drukker (ca. €50-€150). Voor de Social Wall kun je een gratis tool als Walls.io (basisversie) of een betaalde plugin voor je website gebruiken (vanaf €29/maand). De investering zit hem vooral in tijd: iemand moet de boel monitoren en de mooiste content delen op je eigen kanalen. 2.

De hybride aanpak (€500 - €2.000)
Hier investeer je in professionele elementen die de UGC versterken. Huur een fotograaf in voor 4 uur (ca. €400-€800) om naast de officiële foto’s ook de ‘behind-the-scenes’ en de reacties van bezoekers vast te leggen.

Bestel een professionele photobooth (vanaf €350 per dag) die direct de foto’s naar de bezoekers mailt en een kopie op een online galerij zet. Gebruik een betaalde Social Wall-tool (ca. €100-€300 per event) voor een naadloze integratie op schermen en je website. 3.

De professionele aanpak (€2.000+)
Voor grote, impactvolle events waarbij we de impact van catering en sfeer op de merkbeleving maximaliseren en UGC centraal staat.

Denk aan een interactieve video-booth waar bezoekers een korte testimonie opnemen. Deze content wordt direct bewerkt en klaargezet voor social media. Of zet slimme event-apps in om de interactie met bezoekers te vergroten via een AR-filter (augmented reality) specifiek voor je event, wat bezoekers kunnen gebruiken in hun stories.

De kosten voor een dergelijk filter liggen rond €1.500 - €3.000, afhankelijk van de complexiteit. Dit is een investering die zichtbaarheid en technologie combineert.

Het verwerken en inzetten van UGC

Verzamelen is stap één. Maar de echte kracht zit in het verwerken en hergebruiken. De content die je bezoekers maken is pure input voor je contentmarketing.

Gebruik de foto’s en video’s voor je LinkedIn-artikelen, je nieuwsbrief en je blog.

Zo blijft de conversatie na het event doorgaan. Een effectief model is de ‘Content Flywheel’.

Na het event deel je de beste UGC op je eigen kanalen. Je tagt de makers, waardoor hun netwerk jouw post ziet. Gebruik bovendien de data uit je event-registratie voor je marketing-funnel, zodat nieuwe mensen geïnteresseerd raken en besluiten volgend jaar te komen.

Zij maken op hun beurt weer nieuwe content. Zo creëer je een vicieuze cirkel van groei.

Vergeet niet je PR-strategie. Journalisten en influencers zijn dol op authentiek beeldmateriaal. Stuur een selectie van de beste bezoekersfoto’s (met toestemming!) mee in je persoonlijk persbericht na het event. Dit verhoogt de kans op publicatie aanzienlijk. Een goed persbericht met sterke visuals wordt sneller opgepakt door media zoals MT/Sprout of EenVandaag.

Praktische tips voor een vliegende start

Wil je morgen al beginnen? Doe dit dan: Met deze aanpak zet je je bezoekers om in je grootste ambassadeurs.

• Communiceer vooraf: Vertel in je uitnodiging en reminder-mails al over het event-hashtag. Zet de verwachting neer.
• Maak het makkelijk: Zorg voor voldoende stopcontacten en goede wifi. Niets is frustrerender dan een lege telefoon.
• Geef voorbeeld: Plaats zelf de eerste posts. Laat zien wat je zoekt: een groepsfoto, een quote, een close-up.
• Vraag toestemming: Gebruik altijd een duidelijke call-to-action: ‘Deel je foto met #Hashtag en wij mogen hem gebruiken voor onze marketing’.
• Reageer en deel: Like en comment op elke post van een bezoeker. Het is de snelste relatiebouwer die er bestaat.

Je event wordt meer dan een eenmalige happening; het wordt een groeimachine voor je merk. Aan de slag!